理事の責任

Q : 理事になるには何か資格が必要ですか?

特別の資格は必要ありませんが、特定非営利活動促進法(NPO法)の定める役員(理事・監事)の欠格事由のどれかに該当する者は理事になることはできません(NPO法20条1号~6号)。
①成年被後見人又は被保佐人
②破産者で復権を得ないもの
③禁錮以上の刑に処せられ、その執行を終わった日等から2年を経過しない者
④NPO法若しくは暴力団員不当行為防止法等に違反したことにより、罰金の刑に処せられ、その執行を終わった日等から2年を経過しない者
⑤暴力団の構成員等
⑥設立の認証を取り消された特定非営利活動法人の解散当時の役員で、設立の認証を取り消された日から2年を経過しない者
なお、認定NPO法人の場合は、上記③④⑥の要件が一部加重されていますのでご注意ください(同法47条1号イロハ)。

Q : 理事になると何か責任を負いますか、友達に頼まれて名前を貸しただけの場合はどうですか?

NPO法人の理事は、法人に対して、法人の業務執行を依頼された者としての能力、社会的地位などから考えて通常期待される程度の注意義務(善管注意義務/民法644条)に基づき、適切に法人の業務を行う責任を負っています。
理事がこの責任に違反し、適切な業務執行を怠ったことにより法人が損害を被ったときは、その理事は法人に対して損害を賠償する義務を負います(民法415条)。
友達に頼まれて名前を貸しただけの場合でも、NPO法人の理事に就任した以上は、法人に対して抽象的には善管注意義務を負っていますので、理事としての任務に背くような行為(作為・不作為)があれば、常勤の理事と同様の損害賠償義務を負う場合があります。

Q : 理事にはなりたいけど、責任は負いたくありません。何か良い方法はありますか?

理事になる以上は、理事としての責任をまったく負わないということはできません。ただし、定款や理事会運営規程等の規定により、それぞれの理事の役割と権限を明確にし、理事がその役割を果たしているかどうかをチェックする仕組みを導入することで、各理事が善管注意義務を負う業務範囲を事実上限定することは不可能ではありません。

Q : 自分が担当していない事業でトラブルがありました。私も理事のひとりとして責任を追求されるのでしょうか?

NPO法人の理事は、ひとりひとりが法人から業務執行を委託された法人の機関(または機関である理事会の一員)です。NPO法は、株式会社の取締役のように相互監視監督義務を定めてはいませんが、複数の理事で法人の業務執行を担う以上、他の理事が法令・定款・社員総会の決議に違反する行為を行っていることを知っていながらあえて黙認したような場合は、直接任務に違背した理事だけでなく、黙認した理事も責任を問われる可能性は否定できません。

労務(ボランティアの方との付き合い方)

Q : ボランティアとスタッフの違いは何ですか?

大きくわければ、労働者かどうかの違いです。一般にスタッフと呼ばれる人は、団体に使用され賃金を支払われている人ですから、労働基準法や労働契約法上の「労働者」に該当し、労働法が適用されます。他方、いわゆるボランティアは「労働者」にはあたらないと判断されることが多く、その場合、労働法の適用はありません。ただし、活動経費や謝礼が支払われる有償ボランティアについては、個別具体的事案によりますので、注意が必要です。
労働者かどうかをどのように判断するのかについては、1985年労働省労働基準法研究会報告「労働基準法の『労働者』の判断基準について」では、次のような点が判断要素であるとされています。これらにあてはめるなどして個別に判断することとなります。
(主要な判断要素)
● 仕事の依頼への諾否の自由
● 業務遂行上の指揮監督
● 時間的・場所的拘束性
● 代替性
● 報酬の算定・支払方法 (補足的判断要素)
● 機械・器具の負担、報酬の額等に現れた事業者性
● 専属性等

Q : ボランティアの方を採用するのに、何か手続きとかは必要ですか?

契約書を作成しておきましょう。有償なのか、無償なのか。費用負担はどうなるのか。雇用契約なのか、業務委託なのか請負契約なのか。どのような立場で、いつからいつまで、どこでどのようなことをするのか。このような内容をあらかじめ明らかにして契約を締結しておきましょう。ボランティアの受入条件を明らかにするためだけでなく、後日「話が違うじゃないか」といったトラブルを防止するためにも必要です。
また、活動中にボランティアの方が被った被害(ケガや事故)について、免責の同意を得ておいたほうがよいでしょう。具体的には、団体の免責事項に同意する旨を規定した同意書のような書面を提出してもらうといったことです。
もっとも、「一切の責任は負いません」というような定めは、争いになった場合に無効と判断される可能性がありますので、団体の責任を合理的な範囲に限定することにとどめるなどの注意が必要です。

Q : ボランティアの方が起こした事故や不祥事について、団体も責任を負うのでしょうか?

ボランティアの方が事故や不祥事を起こした場合、本人は民事責任、刑事責任を負う可能性があることはもちろん、団体が使用者責任を問われることも考えられます。団体が使用者責任を負うかどうかは具体的な事案により、すべての事案において必ず団体に法的責任が及ぶというものではありませんが、そのような場合であっても、起きてしまった事故や不祥事の解決に努めることが社会的責任として求められます。
ボランティア保険も普及していますので、活用の検討もすべきでしょう。

Q : ボランティアの方による事故を防止するために何かしておいた方が良いことってありますか?

ボランティアの方々により一層活躍していただくためにも、研修や必要な教育を行うことによって、団体自身だけでなくボランティアの方々にも事故や不祥事の防止への意識を高めてもらうほか、事故発生時の対処方法の訓練やマニュアル作成、緊急時連絡体制の整備等の体制を整えておくことが望ましいでしょう。

設立

Q : 定款とは何ですか?

定款とは、その団体の目的、組織及び運営などに関する根本規則を定めたものです。
設立者が作成して、設立総会において承認を得ることが必要です。 法人の目的、名称、事業の種類、会議に関する事項その他、定款の中で必ず規定しなくてはいけない事項が法定されている(特定非営利活動促進法第11条1項、同条2項)のでご確認下さい。
多くの所轄庁が定款案を公表・提供していますので、これをベースに定款を作成することもできます。その際、その定款案を採用することがご自身のNPOにとって適切か、一つ一つ慎重に検討して下さい。NPOの運営は、この定款に則って行うので、現実的な内容でないと支障を来します。
また、定款は、設立の認証申請の際に必要になり、認証後は備置・開示の義務があります。
さらに、定款の内容を変更する場合には、原則として社員総会決議を要し、変更内容に応じて所轄庁への認証申請・届出などの手続きが必要です。

Q : 理事やスタッフは何人集めればよいですか?

理事が3名以上、監事が1名以上(法第15条)、社員が10名以上(法第10条1項3号)必要です。社員とは、総会の議決権を持つ会員のことです。事務局やスタッフはいなくても構いません。 理事と監事の就任には親族制限があります(法21条)。また、監事は、監事を務めるNPOの理事や職員を兼ねることはできません(法第19条)。

契約一般

Q : 契約書を作成しないと契約は成立しないのでしょうか?

そんなことはありません。契約は、原則として口頭でのやりとりで合意に至った場合も成立します。ただ、万一契約に関して紛争になり、訴訟等になれば、当事者間で言った言わないの水掛け論となる可能性がありますので、やはり契約書を作成しておいた方が良いでしょう。契約書は、取り決め内容の証拠、紛争発生時の解決指針、債権債務(権利義務)の明確化などの機能があるといえるでしょう。なお、契約の中には書面を交わさなければ契約が成立しないものもあります。例えば、民法上の保証契約等がそれにあたります。

Q : 一度締結してしまった契約についてこちらの都合で反故にしたいのだが可能でしょうか。どうすればよいですか?

代表権限のある者の署名または記名押印がなされると契約の成立が書面上も明らかとなり、通常、一方的な都合での解約・解除はできません。契約内容の中に、中途解約や解除の規定があれば、その規定に従って解約・解除することになります。
もっとも、契約類型によっては、契約書で定められた中途解約や解除の規定の他に、法律の規定上、解除等の規定が存在することもあります。例えば、委任契約であれば、各当事者はいつでもその解除をすることができます。
ただし、この場合でも相手方に不利な時期に解除をしたときはその当事者の一方は、相手方の損害を賠償しなければならないとされています。  
そのような規定で一方的に解除できない場合は、相手方と協議して合意の上解除するしかありません。

Q : 契約書はスタッフが締結しても良いでしょうか?

契約の締結権限を持っているのは、基本的にはその団体の代表権を持った人です。ただ、契約締結権限がその団体の代表権を持った人からスタッフに対しても与えられているときは、そのスタッフも契約を締結することができます。例えば、規模の大きい会社などでは、職務権限規程などで、契約金額に応じて、部長や課長に契約締結権限が与えられていることが多くあります。

Q : 先方から送られてきた契約書のまま契約することに問題はありますか?

一般的には、相手方が作成した契約書は、相手方に有利に作成されていることが多いといえます。後になって、思ってもみない不利益を受けることがないよう、十分に確認し、不利益な点は指摘して修正を試みたほうが良い場合が多いと思われます。

Q : 「合意管轄」って何ですか?

相手方との間で何らかの紛争が生じた場合に当事者間の話し合いで解決できれば良いのですが、解決できない場合は、裁判等で解決を図ることになります。実際に裁判を行うとき、民事訴訟法では原則として、①被告の所在地を管轄する裁判所、または②紛争(事件)と人的あるいは物的に関連する土地を管轄する裁判所のどちらかを選んで訴訟等を提起することになっています。
したがって、相手方が遠方に居住している場合等は、相手方の所在地を管轄する裁判所に訴訟を提起しなければならず、出頭するための交通費や弁護士の日当等様々な費用がかかってしまうこともありえます。
そこで、自らに有利な場所で裁判をできるように、裁判を行う裁判所をあらかじめ合意しておくことを、「合意管轄」といいます。
合意管轄の条項としては、「本契約に関する一切の紛争については、東京地方裁判所を第一審の専属管轄裁判所とする」のように記載します。

第三者への責任

Q : スタッフが交通事故を起こしてしまいました。団体は責任を負いますか?

交通事故を起こしてしまったスタッフが被害者に対して損害賠償責任を負うことは当然ですが、交通事故が団体の活動に関連して生じた場合には、団体も同様に損害賠償の責任を負う場合があります。この場合の団体の責任を使用者責任(民法715条)といいます。      
使用者責任とは、「ある事業のために他人を使用する者は、被用者がその事業の執行について第三者に加えた損害を賠償する責任を負う」(民法715条)というものです。
つまり、人を使って事業をしている者は、その被用者が事故などで不法行為責任を負う場合に、団体も責任を負う場合があるということです。 ここでいう「事業」とは、非営利の事業も含まれ、また一時的な活動も含まれます。また、「他人を使用する」という使用関係は、事実上の指揮監督の関係があれば足り、契約関係がある場合に限らず、契約関係がない場合(例えば、ボランティアなど)も含まれます。

Q : イベントを計画していましたが、予算が足りず中止しました。寄付金で準備をしていたものがありますが、無駄になってしまいます。寄付してくれた方に責任は負いますか?

寄付金をどのように利用するかについては、寄付の目的や意図、その使途など、寄付者との間の取り決めによって異なってきます。また、寄付金を集めるときにどのような説明をして、寄付金を集めたかによります。
寄付を受ける際、一定の団体の出捐や義務を伴う場合があります。このような、贈与に負担が付いているものを、負担付贈与(民法553条)といいます。例えば、寄付をすること条件として、あるイベントを実施するなどという場合が考えられます。 寄付が負担付贈与と評価される場合、団体は寄付者に対して、債務不履行責任(民法415条)を負うこともあります。
また、虚偽の説明をした場合や、見通しが不十分なまま寄付を集めたりした場合などは、不法行為責任(民法709条、民法715条等)を負う場合もあります。
そのため、団体としては、寄付金等を受領するにあたっては、寄付者との間で、当該寄付の目的や使途、寄付金を使っての事業の見通し等を十分に説明することが求められます。
事前に寄付金等の取扱規程を設けるなどして必要な事項を定めることで、寄付金等の取扱方針等が明確になり、紛争を防止することにもつながります。

Q : ボランティアの方が起こした事故や不祥事について、団体も責任を負うのでしょうか?

ボランティアの方が事故や不祥事を起こした場合、本人は民事責任、刑事責任を負う可能性があることはもちろん、団体が使用者責任を問われることも考えられます。団体が使用者責任を負うかどうかは具体的な事案により、すべての事案において必ず団体に法的責任が及ぶというものではありませんが、そのような場合であっても、起きてしまった事故や不祥事の解決に努めることが社会的責任として求められます。
ボランティア保険も普及していますので、活用の検討もすべきでしょう。

Q : 代表理事が、講演会で他人を中傷する発言をしてしまいました。団体は責任を負いますか?

代表理事の発言が特定個人のプライバシーや名誉を毀損していれば、当該代表理事は不法行為責任(民法709条)を負います。      
不法行為責任が認められるものがNPO法人の代表理事である場合には、NPO法人等の団体が、代表理事が職務を行うについて第三者に加えた損害を賠償する責任を負います(NPO法8条、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律78条)ので、NPO法人等の団体が責任を負うこともあります。

情報管理

Q : 個人情報とは、何を指しますか?

個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)では、「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により「特定の個人を識別することができるもの」(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう」とされています。  個人情報とされるのは、①生存者の情報であること、②個人に関する情報であること、③特定の個人を識別できる情報であること、3つの条件が必要とされています。

Q : 当団体は、小規模の団体ですが、個人情報保護法は適用されますか?

個人情報保護法が適用されるのは、「個人情報取扱事業者」に限定されています。「個人情報取扱事業者」とは、個人情報保護法第2条第3項において、「個人情報データベースなどを事業の用に供している者」と定義されています。
もっとも、今のところ(2015年11月)、過去6ヶ月以内のどの時点においても、保有する個人情報の合計件数が5,000件を超えない小規模事業者については、個人情報取扱事業者から除外されています。したがって、団体が保有する個人情報の合計件数が5,000件を超えない場合は、原則個人情報保護法の適用はないと考えてよいでしょう。ただし、法令上の要請はないとしても、団体の信用保護のためには、取り扱う個人情報について保護の手当はしておいた方がよいでしょう。また、2015年9月に個人情報保護法の改正法が成立しました。この改正では、上述の保有する個人情報が5000件を超えない小規模事業者を個人情報取扱事業者から除外するという規定が削除されますので、小規模の団体であっても個人情報保護法が適用されることになります。改正法の施行は、公布の日(2015年9月9日)から2年を超えない日とされていますので、それまでに個人情報保護法の対応が必要になるのでご注意ください。

Q : 個人情報を管理する上で、注意点を教えてください。

大別すると、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物的安全管理措置、技術的安全管理措置の4つの観点から安全管理措置を講じる必要があります。具体的には、以下のような点に気を付ける必要があります。詳しくは、各省庁の個人情報の取扱に関するガイドラインをご参照ください。
1.組織的安全管理措置
①個人データの安全管理措置を講じるための組織体制の整備(個人情報保護管理者の設置、監査責任者の設置)
②個人データの安全管理措置を定める規程等の整備と規程に従った運用
③個人データの取扱状況を一覧できる手段の整備(保管場所、保管方法、アクセス権者、利用期限等個人データ取扱台帳)
④個人データの安全管理措置の評価、見直し及び改善(監査、報告、見直し、改善)
⑤事故又は違反への対処
2.人的安全管理措置
①雇用契約時における従業員との非開示契約の締結、及び委託契約等(派遣契約を含む)における委託元と委託先間での非開示契約の締結
②従業員に対する内部規程等の周知、教育、訓練の実施
3.物理的安全管理措置
①入退館(室)管理の実施(施錠できる部屋で個人データを取り扱う業務を行う)
②盗難等の防止(机上及び車内等に個人データを記した書類、媒体等を放置しない)
③機器・装置等の物理的な保護(盗難、破壊、漏水、火災からの物理的な保護)
4.技術的安全管理措置
①個人データへのアクセスにおける識別と認証
②個人データへのアクセス制御
③個人データへのアクセス権限の管理
④個人データへのアクセスの記録
⑤個人データを取り扱う情報システムについての不正ソフトウェア対策
⑥個人データの移送・送信時の対策
⑦個人データを取り扱う情報システムの動作確認時の対策
⑧個人データを取り扱う情報システムの監視

Q : スタッフや第三者が情報を持ち出してしまった場合、どう対処すれば良いでしょうか?

スタッフや第三者に情報が持ち出されたことが判明した場合の対処として以下のような対処方法が考えられます。  

①すばやい対応②被害状況の把握③事実の公表④状況の逐次公開(HP、メール、文書)⑤被害者に対する事実周知、謝罪(金券等の進呈を含む)⑥顧客等に与える影響の予測⑦クレーム窓口の設置⑧漏えい情報回収の努力⑨通報者への通報のお礼と顛末の報告⑩顧客に対する補償⑪理事長等の参加による体制の整備⑫原因の追究⑬セキュリティ対策の改善⑭各種手順の見直し⑮専門家による適合性の見直し⑯外部専門家の参加による助言や監査の実施  
いずれにしても、被害がさらに拡大しないよう速やかに対処する必要があります。専門家等に相談することも1つの方法ではないでしょうか。

合併・解散

Q : 同じミッションを掲げる団体と一緒になって、団体の規模を大きくしたい。何か良い方法はありますか?事業が異なる団体の場合はどうですか?

業務提携、事業譲渡などの方法も考えられますが、合併という方法もあります。合併とは、新たな法人または存続する法人が、消滅した法人の権利義務を包括的に承継する方式です。事業の違いで合併の可否が異なることはありませんが、NPO法人または認定NPO法人が合併できるのはNPO法人または認定NPO法人だけです。その他の法人と合併したい場合には、一度解散をするなどの必要があります。 具体的な手続は法律で定められており、新たな認証や(NPO法人と認定NPO法人が合併し認定NPO法人を新設・存続させる場合は認定も)、債権者保護手続などが必要になります。

Q : その場合、スタッフやボランティアの引き継ぎはどうなりますか?

前述のように、新設法人または存続法人が包括的に消滅法人の権利義務を承継しますので、雇用等の法的関係のあるスタッフについても当然引き継ぎがなされます。無償ボランティアについては、役務の提供と対価の支払いといった関係がありませんので、引き継ぐ権利義務関係がない場合が多いと思われます。一方、有償ボランティアの場合は、継続的な権利義務関係がある場合には引き継がれますが、単発的なボランティア参加と対価の支払いという関係のみの場合には特に引き継がれる権利義務関係がない場合が多いと思われます。いずれの場合にせよ、法的に引き継ぎがなされるかとは別に、スタッフやボランティアの方へは事前の説明によって理解を得ておくことは運営上大切です。

Q : 団体の掲げるミッションが達成できました。団体を解散しようと思いますが、手続きを教えてください。負債を抱えて解散する場合と違いはありますか?

NPO法人(認定含む)は、社員総会において社員総数4分の3以上(定款にて別段の定め可)の承諾による決議などによって解散をすることができます。 解散事由が生じた後、理事等が清算人となり、所轄庁への届出、登記をし、実際に、現務の結了、債権の取立て・債務の弁済、残余財産の引渡しを行って、最後に清算結了の登記をすることになります。 負債が多額に上り、債務超過になっている場合には、清算ではなく、破産の申立てをするのが適切な場合もありますので、専門家にご相談下さい。